在软件项目开发过程中，项目关联人之间的沟通贯穿项目整个生命周期，很多专家认为软件项目开发失败的重要原因就是沟通的失败。沟通是指人际之间传递和沟通信息的过程，对于项目取得成功是必不可少的，而且也是非常重要的。

一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，包含以下内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和项目关联人管理。针对项目特点，结合公司的战略，沟通管理主要在以下几个方面：

一、建立清晰的沟通管理计划，实现可管理的沟通

项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。经常出现的问题是项目经理凭自己的经验进行口头安排与交待，项目成员按经理的指示被动地、应付式地完成信息沟通工作。这种问题的原因主要是项目计划阶段项目经理嫌麻烦或不重视没有进行严格的沟通计划。一种高效的体系不应该仅仅靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必有。

大多数ERP、CRM、OA、进销存、项目管理、工程施工管理、客户关系管理、绩效考核管理、销售管理、采购管理、仓库管理、行政管理、财务管理、人事管理、生产管理等项目由于涉及使用者范围大，项目的关联人众多，没有沟通管理计划，沟通必然混乱。计划前，团队里应建立起一种相对稳定的、可以重复执行的沟通管理计划，只要能训练成员重复执行，沟通过程必然能逐渐演化和成熟，沟通就有实现可管理的可能。

因此，根据不同项目本身需求的特点，首先要组织团队成员分析客户方的组织结构，根据摸底，确定各关联人分别对其组织、对项目的影响度；再进行各关联人的需求分析，确定并固化需求。在分析确认过程中，项目管理团队一定要全部参加，以加强他们对项目关联人特性的了解。

项目团队要定期就项目进展与项目关联人进行沟通，促使沟通连贯性和及时性。团队成员有清晰的沟通模式，知道自己“什么时候”该向“谁”以“哪种”形式沟通“什么”信息。

二、内部沟通注重文档化，实现团队及组织经验的有效积累

对于一些新型的项目，由于项目经验非常缺乏，那么通过对项目的建设，把项目成员个人的成功经验通过信息共享、传递和使用转化为团队以及整个项目公司的组织经验，对信息管理缺乏重视的现状，加强项目团队经验的积累，更显急迫。

在项目管理过程中，为了贯彻沟通注重文档化思想，需要建立规范的文档管理规范，这里要注意三点：

1、信息格式规范化。

要求制作的文档格式符合项目团队规定的文档模板要求，以统一文档风格，令沟通更为便捷、准确，防止各人随意发挥，文档百花齐放。

2、保证数据的真实、准确。

在项目建设中，即使是一些普通的业务，也涉及到大量的数据工作，还要提交一些必备材料及流程疏导，在项目的需求过程中都需要作真实、准确的记载。一是为了提高技术沟通的准确性，减少冲突。

3、文档的共享与学习。

文档存在的目的之一在于在团队中快速共享技术经验，避免成员间的重复沟通、反复沟通，增加沟通成本。如一些项目带有一定的研发性质，有大量的新知识需要学习，那么可以安排一些技术较好的项目组成员预先进行了较深入的研究，然后在成员之间进行了深入的沟通和交流，较快地掌握技术的核心。

三、早沟通、主动沟通，把握沟通原则

项目实施中最怕沟通得晚，问题暴露得迟。我们通常会由于在最后时刻才得知坏消息而感到愤怒和沮丧，因为这样已经来不及适应变化了的情况。比如客户提出的一些需求，项目组实现起来非常困难，或者目前阶段难以解决，但项目经理只是一昧地承诺，将实情隐瞒下来，并未想办法解决，这样到项目的后期客户还是发现有较多的承诺未能兑现时，将非常的不瞒，导致项目的试运行或验收都会遇到较大的阻碍。

尽早沟通、主动沟通说到底是对沟通的一种态度，对异于寻常的问题，特别是责任不在于已或责任真空的问题，由于角色不同，对同样问题各人理解不同，特别是决策层，对技术性问题可能敏感度和理解度都不够，如不进行主动和进一步的沟通，问题很可能就摆在一边，如果等到事态严重了再翻出这个问题，也许解决问题最好时机就过去了。

沟通管理已经不仅是各企业的主观要求，也是行业标准和客户理所应当的要求。以积极、主动的态度去沟通，提升客户满意度，最终与客户建立长期良好的合作关系，实现双赢。