办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。通过实现信息化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性。

OA系统软件的核心应用包括：流程审批、协同工作、文档管理、信息共享、计划管理、项目管理、任务管理、系统集成、日常行政管理、考勤数据管理等功能。当然在实际应用中，OA系统软件的功能也不是固定不变的。

每个企业管理理念的不同，OA系统软件的功能也会跟随企业实际需要而各不相同，所以这就要求企业在实施OA系统的时候，一定要摸清企业管理需求，OA软件功能必须与实际管理紧密结合，否则药不对症，反而可能有负作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。

说到OA系统功能和作用，企业在实施的过程中需要注意以下几点：

1、OA系统需求对日常工作进行跟踪，具体包括：工作计划及进度、项目任务及进度、流程处理及进度、客户沟通记录、工作回报等；

2、OA系统对日常工作信息的记录如员工档案、绩效记录、考勤记录、出差信息、病假信息、工资信息、奖惩记录等；

3、OA系统对流程的管控，要从计划开始，细化到每一个步骤的执行责任人、处理时间、结果等，在事后要能对该事件进行查询或分析，以便于及时发现问题并改进；

4、OA系统一定要按照企业实际需求来定制，虽然市场上有很多成熟的成品化OA系统，但是因为每个行业每个企业所处的环境不同、企业管理模式不同、企业员工个性不同，看似很合适的一套OA系统，到了自己公司就不一定能用起来。所以企业尽量选择定制型OA系统，按照企业实际现状来量身定制开发，在开发过程中，企业管理层也能随时参与到调试过程中来，当发现不合理的功能，也能及时进行调整，这就大大的增加了OA系统与企业需求的贴合度，更提高了OA系统实用性；

5、企业的财务软件只有财务人员日常单独使用，这不仅导致了企业某些财务信息不能及时共享，更无法分担财务的工作。OA系统实现对接财务系统的功能，各责任人可以对每一笔进出帐做到及时记录，这样既方便了数据的共享，又能增加信息的透明度，为财务人员减少信息录入的工作，如：日常发票收存、客户打款记录、日常费用报销、行政开支记录等；

6、OA系统在实施初期就必须要考虑到整个系统的易用性，管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱，如果易用性不强，制度落地就只能是空谈。选择一款易用性强，员工上手快的OA系统，对于全员使用更有利，没有人会喜欢花更多时间去熟悉一款不好用的软件，更何况员工日常工作繁重。企业管理层在选择OA系统软件的时候，必须做全面的分析，多角度考量企业内部实际情况，软件选型是整个OA系统实施成功的关键第一步，走错这一步，后面的实施之路可能会事倍功半，甚至是失败；

7、企业的核心管控理念以及事件管理环节都是基于事前规划预测、事中执行监控、事后分析优化的循环体系，都要有一个目标、执行、分析的过程，不管是流程管理、绩效管控、计划任务管理，都必须以人为中心，以信息为依据，以协同工作为原则，形成管理清晰、流程顺畅、数据准确的管理结果，这才是企业实施OA的目的所在。

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